dla wszystkich

Zwiedzanie Biblioteki

7 maja (sobota), godz. 11.00 BRAK MIEJSC

Podjęto stosowne decyzje w przedmiotowej sprawie… o formalizmach w języku polskim

Które formalizmy i urzędyzmy najbardziej nas drażnią, dziwią, bawią? Zapraszamy do dzielenia się nimi na Facebooku lub mailowo: zapisy@bracz.edu.pl na. Na wiadomości czekamy do 7 lutego.

Język urzędowy bywa drażniący i niezrozumiały. Z jednej strony nie lubimy „urzędyzmów”, z drugiej  pewne sformułowania trafiają do języka codziennego. O tym, czym jest język urzędowy, co można zrobić, by był łatwiejszy do zrozumienia, a także o tych najbardziej nielubianych formalizmach porozmawiamy  z językoznawcą prof. Jarosławem Liberkiem z Wydziału Filologii Polskiej i Klasycznej Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu podczas spotkania online 10 lutego o 18.00 na Facebooku Biblioteki Raczyńskich.

Komunikacja między urzędem a obywatelem, czyli obyśmy nie musieli przekładać z polskiego na nasze…

Bezsprzecznie nadrzędnym celem komunikacji między urzędem a obywatelem musi być POROZUMIENIE. To oczywiste. Jak jednakże się porozumieć, gdy pracownicy różnych instytucji mówią do ludzi, bezpośrednio lub za pośrednictwem mediów, w sposób bardzo skomplikowany? Harmonijna komunikacja oficjalna jest niezwykle ważnym dobrem ogólnonarodowym. To rzecz jasna inne dobro niż sprawnie działająca gospodarka, ale i o nie należy dbać, szczególnie w czasach ogromnego kryzysu relacji między ludźmi. Sprawność językowa urzędnika tworzącego klarowne teksty staje się dziś niezwykle ważna. Od dłuższego czasu jest bowiem tak, że wielu obywateli może sobie pozwolić na nieczytanie literatury czy prasy (jakkolwiek to będziemy oceniać), ale stety bądź niestety nie mogą oni zrezygnować z lektury pism oficjalnych, bo jak inaczej wymieniliby dowód czy dowiedzieliby się o wysokości podatku? Na urzędnikach ciąży więc szczególna odpowiedzialność komunikacyjna: odpowiedzialność za tworzenie jasnych i zrozumiałych pism, które dla wielu obywateli są być może jedynymi tekstami, jakie czytają. W związku z tym duży niepokój budzi to, że część urzędników, zamiast krótko stwierdzić podatek proszę przelać na rachunek…, woli użyć rozciągniętego ponad miarę sformułowaniu typu:

„… w związku z powyższym w niniejszym piśmie rekomendujemy uiszczenie przedmiotowej kwoty na posiadany przez tutejszy urząd rachunek bankowy dedykowany wpłatom środków finansowych pochodzących od obywateli obciążonych zaległościami z tytułu niezapłaconych zobowiązań podatkowych”.

Od kilkunastu lat propagowane są w polskich instytucjach idee prostego języka. Dzieje się to również w Poznaniu. Specjaliści z Wydziału Filologii Polskiej i Klasycznej UAM razem z pracownikami Urzędu Miasta tworzą nowe wzory uproszczonych, niejednokrotnie bardzo prostych, tekstów. Są już liczne dobre efekty i sukcesy, ale do zrobienia pozostało wciąż bardzo dużo. W tę słuszną sprawę powinni się też angażować obywatele, czyli petenci (od pewnego czasu nazywani klientami). Wszystko po to, by na sprzątanie po psie nie mówić „manualna relokacja psich odchodów do dedykowanych pojemników śmieciowych”, a na otwarcie mostu ‒ „wdrożenie procedury inicjacji swobodnego strumienia pojazdów mechanicznych na ukompletnionym odcinku przeprawy mostowej w ciągu drogi krajowej numer…”.

                                                                           Prof. Jarosław Liberek

Urzędnicy o urzędyzmach

W nawiązaniu do rozmowy telefonicznej, prowadzonej dnia 1 lutego br.
z przedstawicielem niniejszego organu, uprzejmie informuję, że… w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim dbamy o to, by zastępować taką formę komunikacji żywym, zrozumiałym językiem.

Czy da się to zrobić szybko i w każdym dokumencie? Nie, ale – proszę uwierzyć mi na (możliwie proste) słowo – bardzo się staramy. Nie żyjemy w oderwanej od codziennego języka i zwykłych sytuacji komunikacyjnych szklanej wieży w kształcie paragrafu. Widzimy sens w eliminowaniu urzędyzmów i formalizmów, bo po pierwsze sami jesteśmy klientami urzędów, banków, oficjalnych instytucji i chcielibyśmy wiedzieć, co mają nam do przekazania, po drugie zaś – takie są wymogi dzisiejszej komunikacji, a zrozumiałość tekstów urzędowych łączy się z efektywnością usług publicznych.

Każdego z nas, niezależnie od tego, jaki wykonujemy zawód – codziennie zalewa powódź treści. Trudno przetworzyć wszystkie otaczające nas informacje. Jednocześnie wiemy, że te, które znajdują się w pismach urzędowych, mogą mieć bezpośredni wpływ na jakość naszego życia. Co robimy, żeby pomóc naszym odbiorcom?

1. Pod koniec ubiegłego roku opracowaliśmy i zaczęliśmy wdrażać zasady przygotowywania prostych pism w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim.
2. Jeśli można – skracamy pisma.
3. Staramy się, by już na początku znalazły się wszystkie istotne dla odbiorcy informacje. Jeśli to możliwe – przesuwamy podstawę prawną na koniec bloku znaczeniowego lub na koniec tekstu, by główna myśl nie zniknęła pod ciężarem nazwy ustawy.
4. Chcemy, by zdania były krótsze i pozbawione tych niechlubnych sformułowań, które kojarzą się ze stereotypowym pismem urzędowym: „uiścić opłatę”, „z uwagi na fakt, iż”, „przedłożyć”, „niniejszym uprzejmie informuję”, „pragnę nadmienić, iż…”, „wobec powyższego”, „iż”, „dokonać oceny”, „opatrzyć podpisem”, „szczegółowe wyjaśnienia”, „gruntowna analiza”, „dzień 31 czerwca” i wielu podobnych.
5. Dzielimy tekst na akapity, żeby oddzielić od siebie kolejne myśli.
6. Zwracamy uwagę, kto jest adresatem pisma – czy odbiorcami są specjaliści, znający fachowe pojęcia, czy też pismo trafi do szerokiego grona odbiorców.
7. Staramy się w możliwie przystępny sposób wytłumaczyć, jakie kolejne kroki musi wykonać odbiorca – np. jak i ile zapłacić, gdzie się odwołać i ile ma na to czasu.
8. Korzystamy z listowników, które pomagają zachować czytelną strukturę pisma, uwzględniają śródtytuły, podział na akapity i odpowiednie formatowanie.
9. Aktualizujemy bazę poradników i dostępnych narzędzi językowych.

Zaczęliśmy 6 tygodni temu i tak naprawdę dopiero teraz jesteśmy w stanie oszacować, jaki ogrom pracy jeszcze przed nami.

Co jest trudne i dlaczego urzędyzmów i formalizmów nie daje się usunąć jednym cięciem?

Mamy obowiązek tworzyć zrozumiałe i przystępne językowo teksty publiczne, jednak póki co brakuje jednoznacznych regulacji prawnych, które kodyfikowałyby kwestię pisania dokumentów prostym językiem.

To sprawia, że upraszczanie komunikacji zależy często od świadomości kierowników urzędów i indywidualnego podejścia urzędników do tej kwestii. Ministerstwa czy urzędy wojewódzkie radzą sobie z tym dość dobrze i w wielu jednostkach administracji – podobnie jak u nas – dyrektorzy generalni widzą taką potrzebę.

Korzystamy z materiałów i zaleceń przygotowywanych dla członków korpusu służby cywilnej, w urzędach powstają wewnętrzne poradniki, zespoły do spraw prostego języka, nowe wzory dokumentów, trwają szkolenia i wymiana dobrych praktyk pomiędzy urzędami. Działa zespół do spraw promocji prostego języka w urzędach administracji rządowej – to inicjatywa Szefa Służby Cywilnej, który zaprosił do współpracy przedstawicieli KPRM, ministerstw, urzędów centralnych i wojewódzkich. Ogólnopolskie, obligatoryjne TAK dla prostego języka
w administracji każdego szczebla niewątpliwie zwiększyłoby priorytet tych działań. Byłby to też wyraźny sygnał dla tych urzędniczek i urzędników, którzy obawiają się, czy pismo inne niż dotychczasowy szablon będzie mieć tę samą moc prawną. Czy będzie równie precyzyjne i nie zmieni znaczenia. Czy będzie profesjonalne i czy odbiorca nie poczuje się zlekceważony.

Znaczna część dokumentów, które powstają w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim, to teksty o charakterze prawnym. Często muszą zawierać cytaty z aktów prawnych, wyimki
z ustaw, tytuły uchwał i sformułowania, które – choć skomplikowane – nie mogą zostać zmienione. Wszak „kierujący pojazdem” to zupełnie inna osoba niż „kierowca”. W takich przypadkach ewentualne uproszczenia niosą ryzyko nieprzewidzianych i bardzo kosztownych konsekwencji, a nawet – grożą finałem w sądzie, jeśli dokument nie spełni wymogów prawnych lub będzie zawierać słowa, które zmienią sens kluczowych decyzji.

W upraszczaniu komunikacji musimy też brać pod uwagę to, z jaką liczbą spraw i pism się mierzymy – w ubiegłym roku było to sporo ponad 800 tysięcy dokumentów (przesłanych do
i z Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego). To liczba, która nie uwzględnia mejli i korespondencji wewnętrznej… Mam nieśmiałą prośbę do tych z Państwa, którzy otrzymali pismo z jakiegokolwiek urzędu w jeszcze nieuproszczonej formie – proszę pamiętać, że jako urzędnicy intensywnie pracujemy – i nad Państwa sprawą, i nad tym, by ją dla Państwa jak najprzystępniej opisać. Działamy – będzie tylko lepiej!

Tworzenie przejrzystej i partnerskiej komunikacji urzędowej to przełamywanie przyzwyczajeń – po obu stronach dokumentu. Sprzyja nam technologia, służą też temu takie kampanie, jak dzisiejsze spotkanie w Bibliotece Raczyńskich, za które jesteśmy bardzo wdzięczni. Często mamy w sobie zakorzenione stereotypy na temat różnych sytuacji komunikacyjnych. Warto się z nimi zmierzyć, warto pracować i stwarzać warunki „do właściwego rozwoju języka jako narzędzia międzyludzkiej komunikacji” (podstawa prawna: Ustawa o języku polskim).

Paulina Mitręga

Gabinet Wojewody

Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu